Lörrach
KG-1147: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Termin- und Reiseorganisation
- Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
- Reisebuchungen und Vorbereitung der Reiseunterlagen
- Abstimmung und Umsetzung kurzfristiger Änderungen
- Korrespondenz und Abstimmung
- Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch
- Priorisierung eingehender Anfragen
- Abstimmung mit Führungskräften, Gruppengesellschaften und externen Ansprechpartnern
- Einholung erforderlicher Rückmeldungen
- Sitzungen und Beschlüsse
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Beiratssitzungen
- Zusammenstellung von Agenden und Sitzungsunterlagen
- Erstellung von Protokollen und Beschlussentwürfen nach Vorgabe
- Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben und Fristen
- Unterlagen und Entscheidungsvorbereitung
- Zusammenstellung und Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
- Vollständigkeitsprüfung von Vertrags- und Auskunftsdokumenten
- Vorbereitung von Unterschriftenvorlagen
- Administrative Sonderaufgaben und Projekte
- Übernahme organisatorischer Projekte im Auftrag der Geschäftsführung
- Administrative Begleitung von Patent- und Gesellschaftsangelegenheiten
- Koordination von Bilanzveröffentlichungen und der Pflege des Transparenzregisters
- Abstimmung mit zuständigen Fachbereichen und externen Beratern
Ihr Profil
Teilzeit 50%
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz oder einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für die Geschäftskorrespondenz und die Kommunikation im internationalen Umfeld.
- Sicherer Umgang mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams.
- Erfahrung in einem international tätigen Industrieunternehmen sowie Französisch- und ERP- Kenntnisse, beispielsweise SAP, sind von Vorteil.
- Die Stelle erfordert Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeit auf Vor- und Nachmittage. Die Lage der Arbeitszeit wird mit dem Group CEO abgestimmt und orientiert sich am Unterstützungsbedarf der Geschäftsführung. Regelmäßige Präsenz am Standort Lörrach ist erforderlich.
- Bei dringendem Bedarf sind gelegentliche Einsätze am Samstag möglich. Einsätze an Sonn- und Feiertagen erfolgen ausschließlich, soweit sie gesetzlich zulässig sind.
- Zusätzliche Einsätze und gegebenenfalls erforderliche Erreichbarkeit werden im Einzelfall abgestimmt. Die Erfassung und der Ausgleich der Arbeitszeit richten sich nach den geltenden vertraglichen und betrieblichen Regelungen sowie den gesetzlichen Vorgaben.
- Diskretion, Verlässlichkeit und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Selbstständige und genaue Arbeitsweise sowie ein sicherer Blick für Prioritäten, auch bei kurzfristigen Änderungen.
- Souveränes Auftreten und eine verbindliche, klare Kommunikation im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
Unser Angebot
- Attraktive Gehaltsgestaltung und ein modernes Gleitzeitmodell
- Ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet in einem klassischen und ebenso modernen Maschinenbauunternehmen
- Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz in einem angenehmen und positiven Arbeitsumfeld
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im anspruchsvollen Veraltungsbereich
- Eine gewissenhafte Einarbeitung, arbeitsplatzbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten und Personalentwicklung
*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt.
Wenn Sie Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, wenden Sie sich bitte an:
HR Group KALTENBACH
